Chegou hoje em seu escritório e lembrou-se daquela imensa pilha de formulários que o espera? Pois é, mas antes de você reclamar, lembre-se de que talvez grande parte da culpa disso seja sua. Se você é um gestor de recursos humanos, ainda que esteja em uma empresa que não investe pesadamente nesse segmento, deveria ter começado a mostrar que os resultados e a produtividade precisam de inovação e tecnologia tempos atrás.

Imagine quantas toneladas de papéis, formulários e documentos não sumiriam de sua mesa e armários se você tivesse implementado soluções inteligentes lá atrás, quando você e muitos outros gestores em RH ainda consideravam que softwares, sistemas e inteligência artificial eram coisa que iriam demorar para pegar.

A verdade é que muitas das tecnologias do futuro hoje se tornaram quase commodities em empresas, e ou você as têm ou simplesmente não tem ideia do que está fazendo. Softwares de controle, sistemas de análise comportamental e de competências, plataformas de recrutamento e seleção online, entre outros.

E, acima de tudo, os profissionais de RH hoje em dia mudaram. Ao invés de gente para atuar como auxiliar, carimbar aqui e arquivar ali, você precisa de pessoas com formação específica em pessoal,  em RH, em gestão de talentos, em coaching e muito mais.

O RH moderno funciona muito mais como uma central de inteligência dentro da empresa do que como o antigo departamento pessoal, que tinha muito mais cara de cartório. Não é preciso mais ter um guichê ou balcão, mas é de bom tom agora manter um atendimento online se convier.

Processos inteligentes

Antes de falar em tecnologia, um departamento de RH moderno precisa de processos inteligentes. Isso quer dizer processos que estejam em linha com os objetivos estratégicos da empresa como um todo e que possam oferecer resultados mensuráveis e de qualidade.

Foi-se o tempo de RH tradicional, em que as rotinas de departamento pessoal tomavam tempo de funcionários de outros departamentos. Hoje, elas precisam ajudar funcionários de outros departamentos a usar melhor seu tempo. E claro, registrar todos esses ganhos de produtividade para oferecer estudos e relatórios à direção que possam dar origem a tendências e prover respostas para problemas que, muitas vezes, sequer vinham sendo detectados pelas lideranças de outras áreas ou pela chefia em geral.

Os processo inteligentes possuem uma série de características que os torna diferentes dos processos de RH tradicionais. Há inúmeras vantagens e aspectos, mas vamos nos concentrar apenas nos principais:

• Automatização de tarefas repetitivas;
• Redução ou extinção do retrabalho, especialmente com o uso de novas tecnologias;
• Criação de relatórios mais sintéticos e mais úteis para outros departamentos;
• Implementação de rotinas de melhoria constante;
• Uso intensivo de recursos tecnológicos;
• Substituição de processos antiquados por processos novos necessariamente mais simples;
• Menor uso de recursos humanos e pessoal;
• Terceirização de tarefas não essenciais ou mecânicas;
• Redução de custos.

É preciso seguir adiante e você tem duas frentes principais pelas quais pode criar inovações e simplificar processos e tarefas dentro de seu RH: talento e automatização.

Por vezes, um e outro caminharão juntos para criar alternativas inovadoras para seus atuais processos, outras vezes irão agir de forma separada. O fato é que para propiciar o aparecimento de inovações nessas duas frentes, é preciso investir e também permitir que esse potencial inovador decole.

A inovação com foco em talentos utiliza a liderança como ponto de partida para criar um ambiente inovador. O RH cria, desenvolve e contrata líderes que possuam uma mentalidade aberta, com conjuntos de competências que favoreçam a inovação e o crescimento.

Do lado da automatização, definem-se ferramentas para fomentar a inovação – essas ferramentas estão, principalmente, na tecnologia que permite automatizar a comunicação e o relacionamento. Inovações surgem a todo momento em todos os lugares, ainda que não as controlemos – saber que essas inovações podem ser utilizadas e fazer a diferença é a questão, e nesse aspecto, a comunicação é a chave.

De qualquer modo, seus novos processos contarão com o talento de sua equipe e com as oportunidades de automatização e ganhos que você for capaz de gerar.

Serviço e atendimento

Esqueça o balcão e o guichê. O atendimento de RH nos dias de hoje, seja ele para colaboradores, para diretores ou mesmo para clientes externos (sim, é possível), precisa falar a mesma língua das pessoas.

O RH moderno precisa atender e atender bem. Pense no RH de hoje como um prestador de serviços para o público interno (de verdade, não como antes). Você precisa criar produtos, atender com rapidez e responder a demandas comuns de forma quase automatizada, ao mesmo tempo em que responde a demandas específicas de forma extremamente customizada.

A internet e a comunicação avançaram praticamente séculos apenas nos últimos anos. Fechar os olhos à mudança brutal de comportamento das pessoas em relação ao modo com que se comunicam é, atualmente, uma forma de cair no esquecimento. O departamento de recursos humanos, como inclusive sugere seu nome, precisa ser um dos primeiros a inovar em termos de comunicação e relacionamento – uma vez que lida com pessoas como sua principal incumbência. Isso significa:

• Utilizar plataformas móveis para a comunicação, bem como aplicativos de mensagens e redes sociais corporativas;
• Fazer uso da nuvem para trafegar, armazenar e disponibilizar informações e dados;
• Criar rotinas que forneçam dados em tempo real;
• Oferecer atendimento em canais diferenciados, presenciais e remotos.

E não se esqueça de realmente prestar serviços. Treinamentos sob medida e planos de carreira e benefícios criados de forma customizada para funcionários, relatórios personalizados e sistemas de consulta rápida via celular para diretores e sócios.

Você está numa era onde as pessoas ganharam uma importância redobrada. Elas são importantes fisicamente e também virtualmente. Deixar de atendê-las em uma dessas esferas pode tornar você e todo seu departamento obsoletos.

Estratégia, estratégia e estratégia

Essa palavra tem que bater na mente de seus funcionários em RH todos os dias, ao longo do dia inteiro. Sob os olhos da empresa como organização, tudo o que você produz atualmente precisa ser estratégico. Mas não adianta colar um adesivo com essa palavra em cada pasta de seu departamento, é preciso agir e comprovar seu caráter estratégico para as lideranças – sob o risco de você parecer com o RH tradicional – apenas um departamento operacional.

São muitos os desafios e vários os passos necessários para criar uma gestão em RH realmente estratégica, mas alguns tópicos são indiscutíveis, e sem eles, você jamais chegará lá:

• Construir métricas e indicadores que estejam em linha com as necessidades de negócio da empresa, com sua missão e reflitam, em termos de pessoal, os objetivos da empresa;
• Criar oportunidades para a direção, para que a gestão de pessoas figure como uma ferramenta no crescimento e melhoria contínua;
• Oferecer competências como ferramentas estratégicas em linha com metas estabelecidas pela empresa;
• Criar treinamentos que ofereçam perspectivas de resultado, e fugir do lugar-comum e do pró-forma;
• Estudar concorrentes e avaliar oportunidades dentro do mercado como um todo, não apenas no ambiente da organização;
• Oferecer não apenas oportunidades que envolvam gastos, mas também produtos e serviços que possam, inclusive, gerar receita e lucros adicionais para a organização.

Pode parecer muito trabalho agora, mas se você seguir as demais tendências do novo RH que enumeramos, terá tempo e recursos para implementar essas mudanças.

A estratégia leva tempo, mas ela também economiza tempo, e principalmente, “dá tempo”. Dá tempo a você para criar novos produtos e tomar decisões melhores em relação ao pessoal, dá tempo à empresa para se ambientar e se adaptar às mudanças que o mercado impõe diariamente e também dá tempo ao quadro de funcionários pelo qual você é responsável de se desenvolver e aprimorar talentos, tudo em prol de uma empresa mais forte e de um RH poderoso e forte, com você na liderança.

Texto originalmente publicado em Blog Solides